Juridisch

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 9 juni 2026

Bij Smooth Depart is de bescherming van de privacy en de persoonsgegevens van onze gebruikers een kernprioriteit. Wij streven ernaar praktijken toe te passen die gericht zijn op de naleving van de toepasselijke vereisten inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 van 27 april 2016 (de "AVG"), van toepassing sinds 25 mei 2018, en de Cypriotische Wet 125 (I)/2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, in hun meest recente versies.

Dit Privacybeleid (hierna het "Beleid") heeft tot doel u duidelijk, eenvoudig en nauwkeurig te informeren over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken in verband met uw gebruik van de website smoothdepart.com (hierna de "Website") en/of uw abonnement op onze aanbiedingen, alsook over de middelen waarover u beschikt om uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens te begrijpen en uit te oefenen.

Indien u vragen heeft over dit Beleid, kunt u contact met ons opnemen per e-mail via contact@smoothdepart.com of per post op het volgende adres: ELGINEON LTD, Kosta Christofi 27, 2720 Nicosia, Cyprus.

ARTIKEL 1 – DEFINITIES

Account: Persoonlijk gedeelte dat op de Website ter beschikking wordt gesteld van de Gebruiker, waarmee de Gebruiker toegang krijgt tot bepaalde diensten en zijn gegevens kan inzien of beheren met behulp van persoonlijke inloggegevens.
Cookies: Cookies en soortgelijke traceertechnologieën die toegang geven tot informatie die is opgeslagen op de eindapparatuur van een bezoeker.
DPO / Functionaris voor gegevensbescherming: Persoon die verantwoordelijk is voor het adviseren over en het toezien op de naleving door de Verwerkingsverantwoordelijke van de vereisten inzake de bescherming van persoonsgegevens. De DPO is bereikbaar op: dpo@elgineonltd.com.
Persoonsgegevens: Alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, hetzij rechtstreeks (achternaam, voornaam), hetzij onrechtstreeks (identificatienummer, locatiegegevens, online identificator, enz.).
Email Connect: Optionele functie waarmee de Gebruiker zijn e-mailaccount kan koppelen zodat het systeem automatisch zijn reisboekingsbevestigingen kan detecteren. Deze verwerking berust uitsluitend op de toestemming van de Gebruiker (opt-in).
Betrokkene: Geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt.
Verwerkingsverantwoordelijke: Natuurlijke of rechtspersoon die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking vaststelt. In dit geval is ELGINEON LTD / Smooth Depart de verwerkingsverantwoordelijke.
Website: De Website die toegankelijk is via het URL-adres smoothdepart.com.
Dienst: Alle diensten die op de Website worden aangeboden, met inbegrip van reisabonnementen (Fast Track, Check-in, Lounges, eSIM, Conciërge).
Verwerker: Natuurlijke of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke.
Derde: Iedere gemachtigde natuurlijke of rechtspersoon anders dan de Betrokkene, de Verwerkingsverantwoordelijke, de Verwerker en de personen die onder hun rechtstreeks gezag zijn geplaatst.
Verwerking: Iedere bewerking die met betrekking tot persoonsgegevens wordt uitgevoerd (verzameling, vastlegging, ordening, opslag, wijziging, raadpleging, gebruik, verstrekking, verspreiding, wissing, vernietiging, enz.).
Gebruiker: Iedere persoon die de Website en de daarop aangeboden diensten bezoekt, raadpleegt of gebruikt.
Inbreuk in verband met persoonsgegevens: Een inbreuk die leidt tot de accidentele of onrechtmatige vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van persoonsgegevens.

ARTIKEL 2 – ALGEMENE INFORMATIE EN CONTACTGEGEVENS

2.1 Verwerkingsverantwoordelijke

ELGINEON LTD, een vennootschap opgericht naar Cypriotisch recht en ingeschreven onder nummer HE 462758, met statutaire zetel te Kosta Christofi 27, 2720 Nicosia, Cyprus ("Smooth Depart"), kan uw persoonsgegevens verwerken in verband met uw gebruik van de Website smoothdepart.com en, in voorkomend geval, uw abonnement op en/of het beheer van onze aanbiedingen en diensten.

ELGINEON LTD treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, wat betekent dat zij het doel van en de middelen voor de in dit Beleid beschreven verwerking vaststelt.

2.2 Functionaris voor gegevensbescherming

Voor iedere vraag met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Smooth Depart, of om uw rechten uit te oefenen, kunt u uw verzoek richten aan: dpo@elgineonltd.com of ELGINEON LTD, Kosta Christofi 27, 2720 Nicosia, Cyprus.

Indien er twijfel bestaat over uw identiteit, kan Smooth Depart u informatie vragen aan de hand waarvan zij kan bevestigen dat u daadwerkelijk de betrokkene bent, u aanvullende informatie vragen om uw verzoek te preciseren, of u meedelen dat de bijzondere complexiteit van uw verzoek een verlenging van de antwoordtermijn vereist (verlenging met twee maanden).

ARTIKEL 3 – CATEGORIEËN BETROKKENEN

De categorieën betrokkenen zijn de volgende:

De Gebruikers van de Website en/of het ledengedeelte;
Klanten die zijn geabonneerd op de Reisdiensten;
Personen die contact opnemen met onze klantenservice.

ARTIKEL 4 – VERZAMELING VAN PERSOONSGEGEVENS

Smooth Depart verzamelt en verwerkt persoonsgegevens, in het bijzonder via de volgende kanalen:

Verzamelformulieren die worden ingediend in verband met het abonnement en/of beschikbaar zijn op de Website;
Het ledengedeelte (aanmaak en beheer van het account, toegang tot bepaalde diensten);
Klantenservice (e-mail, contactformulier);
De functie Email Connect, wanneer de Gebruiker ervoor kiest deze te koppelen (zie hieronder);
In voorkomend geval, van andere ondernemingen waarmee Smooth Depart gegevens kan uitwisselen, met inachtneming van de in dit Beleid beschreven doeleinden.

Smooth Depart verzamelt uitsluitend de gegevens die strikt noodzakelijk zijn met het oog op de in dit Beleid beschreven doeleinden, overeenkomstig het beginsel van minimalisering. Het verstrekken van bepaalde gegevens is verplicht om een verzoek te kunnen behandelen of een dienst te kunnen leveren. Het niet verstrekken van bepaalde gegevens kan het onmogelijk maken de hieronder beschreven doeleinden te verwezenlijken.

De persoonsgegevens die kunnen worden verzameld, omvatten in het bijzonder:

Identificatiegegevens: achternaam, voornaam en, in voorkomend geval, postadres;
Gegevens met betrekking tot het account / het ledengedeelte: identificator, inloggegevens, wachtwoord;
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer;
Gegevens met betrekking tot het abonnement op de dienst: bestelreferenties, facturering, abonnementsgeschiedenis, betalingsstatus;
Reisgegevens (Fast Track, Check-in): vluchtnummer, luchthaven, terminal, datum en tijdstip van de vlucht, luchtvaartmaatschappij, stoelvoorkeuren;
Gegevens met betrekking tot marketing en de opvolging van contacten: contactgeschiedenis, gedane verzoeken, contactvoorkeuren;
Gegevens met betrekking tot het verzamelen en vastleggen van toestemming: tijdstempel, drager en wijze van verzameling, uitgedrukte keuzes;
Navigatiegegevens: bekeken pagina's, kijktijd, interacties, technische logbestanden;
Elektronische identificatiegegevens: IP-adres, identificatoren van cookies en trackers;
Financiële gegevens: uw bankkaart- of betaalrekeninggegevens worden verzameld en verwerkt door een gespecialiseerde externe betalingsdienstaanbieder. Wij hebben er geen rechtstreekse toegang toe;
Geaggregeerde gegevens: wij verzamelen statistische of demografische gegevens die zijn afgeleid van uw persoonsgegevens. Dergelijke geaggregeerde gegevens identificeren u niet en vormen geen persoonsgegevens in de zin van de AVG;
Gegevens met betrekking tot de uitoefening van rechten: verzoeken, correspondentie en opvolging;
Vrijwillig verstrekte gegevens: informatie die wordt verstrekt in vrije tekstvelden en opmerkingen.

Functie Email Connect

Indien u ervoor kiest uw e-mailaccount te koppelen vanuit uw ledengedeelte, scant het systeem inkomende e-mails uitsluitend om reisboekingsbevestigingen te identificeren, met behulp van specifieke trefwoorden. De functie is zo geconfigureerd dat uitsluitend reisgerelateerde e-mails worden verwerkt: geen enkele andere inhoud is toegankelijk, wordt gelezen of verwerkt.

Deze functie berust uitsluitend op uw toestemming (opt-in). U kunt uw e-mailaccount op elk moment ontkoppelen vanuit uw ledengedeelte: alle in dit kader verzamelde gegevens worden dan definitief gewist.

Gezondheidsgegevens

In verband met de uitvoering van bepaalde diensten (bijzondere check-inbijstand, specifieke dieetvereisten, toegankelijkheidsbehoeften) kan Smooth Depart gezondheidsgegevens verwerken. Deze verwerking berust uitsluitend op uw uitdrukkelijke toestemming, die afzonderlijk en specifiek wordt verzameld voorafgaand aan enige verwerking. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerder verrichte verwerking.

Dergelijke gegevens worden uitsluitend bewaard zolang dat strikt noodzakelijk is om de betrokken dienst te leveren.

ARTIKEL 5 – DOELEINDEN VAN DE VERWERKING

De onderstaande tabel bevat alle doeleinden waarvoor uw gegevens worden verzameld en verwerkt, alsook de overeenkomstige rechtsgronden.

Doel	Rechtsgrondslag
Beheer en uitvoering van abonnementen en diensten (abonnement, facturering, toegang)	Uitvoering van de overeenkomst
Beheer van de klantrelatie en klantenservice na verkoop (verzoeken, klachten, annulering/beëindiging, ondersteuning)	Uitvoering van de overeenkomst
Beheer van accounts en ledengedeelte	Uitvoering van de overeenkomst
Servicecommunicatie (informatie met betrekking tot het account, abonnement, facturering)	Uitvoering van de overeenkomst
Identificatie van reizen via Email Connect en activering van abonnementsvoordelen	Toestemming (opt-in)
Verwerking van gezondheidsgegevens in verband met de uitvoering van de dienst (bijzondere assistentie, dieetwensen, toegankelijkheid)	Uitdrukkelijke toestemming
Marketingcommunicatie per e-mail of sms (aanbiedingen en nieuws)	Toestemming of gerechtvaardigd belang voor soortgelijke diensten
Doorgifte van gegevens aan partners met het oog op prospectie	Toestemming
Verbetering van diensten en gebruikerservaring (statistieken, optimalisatie)	Gerechtvaardigd belang
Beheer en beveiliging van de Website (onderhoud, fraudepreventie, technische logbestanden)	Gerechtvaardigd belang / Wettelijke verplichting
Beheer van cookies en trackers	Gerechtvaardigd belang (functioneel) / Toestemming (marketing)
Beheer en vastlegging van toestemmingen en bezwaren	Gerechtvaardigd belang
Beheer van geschillen en precontentieuze zaken	Gerechtvaardigd belang
Bewaring met het oog op verjaringstermijnen en boekhoudkundige en bewijsverplichtingen	Wettelijke verplichting / Gerechtvaardigd belang

ARTIKEL 6 – BEWAARTERMIJNEN

Smooth Depart verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend gedurende de periode die noodzakelijk is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor zij zijn verzameld, met inbegrip van de naleving van enige wettelijke of boekhoudkundige vereiste.

Om deze termijnen te bepalen, houdt Smooth Depart rekening met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de gegevens; het risico op schade als gevolg van ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde verstrekking; de doeleinden van de verwerking; en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Na afloop van de bewaartermijn in de actieve database kunnen bepaalde gegevens in tussentijdse archivering met beperkte toegang worden bewaard, met name als bewijsmateriaal en om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen. Na het verstrijken van de toepasselijke termijnen worden de gegevens gewist of geanonimiseerd.

De toepasselijke bewaartermijnen omvatten in het bijzonder:

Gegevens van de klantenaccount en het abonnement: 6 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie.
Gegevens verzameld voor commerciële prospectiedoeleinden: 3 jaar na het einde van de commerciële relatie.
Email Connect-gegevens: deze verwerking berust op uw toestemming en kan op elk moment worden ingetrokken vanuit uw ledengedeelte. Deze gegevens worden gewist zodra het doel waarvoor de toestemming werd gegeven, is bereikt.
Gezondheidsgegevens of gevoelige gegevens: verwerkt op grond van uw uitdrukkelijke toestemming en gewist zodra het doel waarvoor de toestemming werd gegeven, is bereikt.
Navigatiegegevens (analyse- en beveiligingscookies): maximaal 13 maanden vanaf de plaatsing, overeenkomstig de aanbevelingen van de bevoegde toezichthoudende autoriteiten.
Gegevens die via deze trackers worden verzameld: kunnen gedurende maximaal 25 maanden worden bewaard.

ARTIKEL 7 – ONTVANGERS

Smooth Depart ziet erop toe dat uitsluitend gemachtigde personen toegang hebben tot uw persoonsgegevens, binnen de grenzen van hun taken.

Smooth Depart kan bepaalde gegevens uitsluitend met derden delen wanneer dit noodzakelijk is om de in dit Beleid beschreven doeleinden te verwezenlijken. Smooth Depart regelt deze relaties door middel van contractuele verbintenissen die in overeenstemming zijn met de AVG.

Bepaalde ontvangers treden op als verwerker (verwerking namens Smooth Depart, geregeld door een verwerkersovereenkomst die in overeenstemming is met artikel 28 van de AVG), terwijl andere optreden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken (in het bijzonder externe reisdienstverleners en, wanneer u daarmee heeft ingestemd, partners voor prospectiedoeleinden).

De gegevens kunnen in het bijzonder worden verstrekt aan de volgende categorieën ontvangers:

Externe reisdienstverleners, die optreden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken aan wie uw gegevens worden verstrekt met het oog op de uitvoering van de afgenomen diensten;
Andere groepsvennootschappen die optreden als verwerker;
Aanbieders van e-mailinfrastructuur (functie Email Connect) als verwerker;
Partners voor met name prospectiedoeleinden;
Aanbieders van IT- en systeembeheerdiensten;
Derden aan wie wij delen van onze onderneming of activa kunnen overdragen of met wie wij deze kunnen samenvoegen.

ARTIKEL 8 – DOORGIFTEN VAN GEGEVENS BUITEN DE EUROPESE UNIE

Smooth Depart streeft ernaar doorgiften van persoonsgegevens buiten de Europese Unie te beperken. Bepaalde verwerkingen kunnen echter een doorgifte van gegevens met zich meebrengen aan ontvangers die buiten de Europese Unie zijn gevestigd, in het bijzonder wanneer bepaalde technische dienstverleners in een derde land zijn gevestigd.

In dat geval ziet Smooth Depart erop toe dat dergelijke doorgiften worden geregeld door passende waarborgen overeenkomstig de AVG, waaronder:

wanneer het land van de ontvanger het voorwerp uitmaakt van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (artikel 45 van de AVG), of;
wanneer er geen adequaatheidsbesluit bestaat, door de ondertekening van door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (artikel 46 van de AVG) en, in voorkomend geval, door de toepassing van aanvullende maatregelen overeenkomstig de aanbevelingen van het Europees Comité voor gegevensbescherming;
voor doorgiften naar de Verenigde Staten geldt, wanneer de ontvanger gecertificeerd is onder het EU-U.S. Data Privacy Framework, dat mechanisme rechtstreeks.

Een kopie van de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via: dpo@elgineonltd.com.

ARTIKEL 9 – COOKIES

Smooth Depart gebruikt cookies en andere trackers om de goede werking van de Website te waarborgen, de gebruikerservaring te verbeteren en, in voorkomend geval, het publieksbereik te meten en gepersonaliseerde inhoud aan te bieden.

Bepaalde cookies zijn strikt noodzakelijk voor de werking van de Website, terwijl andere uw voorafgaande toestemming vereisen, die u op elk moment kunt intrekken.

U kunt uw browser zo instellen dat alle of bepaalde cookies worden geweigerd. Houd er echter rekening mee dat bepaalde functies van de Website kunnen worden beïnvloed indien u cookies weigert.

Voor meer informatie over de aard van de geplaatste cookies, de doeleinden ervan en de wijze waarop u ze kunt instellen, kunt u ons Cookiebeleid raadplegen op smoothdepart.com/cookie-policy.

ARTIKEL 10 – RECHTEN VAN BETROKKENEN

Overeenkomstig de geldende regelgeving beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met Smooth Depart op het volgende adres: dpo@elgineonltd.com — ELGINEON LTD, Kosta Christofi 27, 2720 Nicosia, Cyprus.

Smooth Depart antwoordt binnen één (1) maand na ontvangst van uw verzoek (termijn die met twee (2) maanden kan worden verlengd in geval van complexiteit). Indien er redelijke twijfel bestaat over uw identiteit, kan Smooth Depart u om een identiteitsbewijs verzoeken. De uitoefening van uw rechten is kosteloos, behalve in geval van kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

Er wordt uitdrukkelijk erkend dat deze rechten onderworpen kunnen zijn aan beperkingen waarin de toepasselijke regelgeving voorziet, in het bijzonder wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om rechtsvorderingen in te stellen.

10.1 Recht van inzage

U kunt informatie verkrijgen over de persoonsgegevens die over u worden verwerkt en een kopie van deze gegevens opvragen.

10.2 Recht op rectificatie

U kunt verzoeken om verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens die op u betrekking hebben. Indien u een account heeft, nodigen wij u uit uw gegevens rechtstreeks vanuit uw ledengedeelte te wijzigen.

10.3 Recht op wissing ("recht op vergetelheid")

U kunt verzoeken om wissing van uw persoonsgegevens wanneer er geen dwingende reden is voor Smooth Depart om deze verder te gebruiken of indien het gebruik ervan onrechtmatig is.

10.4 Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht te verzoeken om de tijdelijke opschorting van het gebruik van uw gegevens (met beperking van de toegang daartoe) in de volgende gevallen: betwisting van de juistheid van de gegevens, onrechtmatige verwerking waarbij de voorkeur wordt gegeven aan beperking in plaats van wissing, bewaring die noodzakelijk is voor de instelling of verdediging van rechtsvorderingen, in afwachting van de verificatie van het gerechtvaardigd belang.

10.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht bepaalde persoonsgegevens die u heeft verstrekt, te verkrijgen en te hergebruiken in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Dit recht is uitsluitend van toepassing op gegevens die met uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst worden verwerkt, met behulp van geautomatiseerde procedés.

10.6 Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen bepaalde soorten verwerking om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, voor zover de verwerking berust op een gerechtvaardigd belang. Wanneer uw gegevens worden verwerkt voor prospectiedoeleinden, kunt u op elk moment bezwaar maken, zonder een bijzondere situatie te hoeven rechtvaardigen.

10.7 Recht om toestemming in te trekken

Wanneer Smooth Depart uw gegevens verwerkt op grond van uw toestemming, heeft u het recht deze op elk moment in te trekken. De intrekking van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

10.8 Recht om richtlijnen na overlijden te geven

U heeft het recht Smooth Depart richtlijnen te geven betreffende het beheer van uw persoonsgegevens na uw overlijden (bewaring, wissing, verstrekking). Deze richtlijnen kunnen op elk moment worden gewijzigd of ingetrokken.

ARTIKEL 11 – KLACHTEN

Indien u niet tevreden bent over het antwoord van Smooth Depart, of indien u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens niet in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats waar de vermeende inbreuk zich heeft voorgedaan.

In Cyprus is deze autoriteit het Office of the Commissioner for Personal Data Protection (dataprotection.gov.cy).

ARTIKEL 12 – GEGEVENSBEVEILIGING

Smooth Depart ziet erop toe dat uw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk worden verwerkt, ook wanneer bepaalde bewerkingen door verwerkers worden uitgevoerd.

Daartoe treft Smooth Depart passende technische, organisatorische en fysieke maatregelen om in het bijzonder verlies, ongeoorloofde toegang, verstrekking, wijziging of accidentele vernietiging van gegevens te voorkomen. Deze maatregelen worden aangepast aan het gevoeligheidsniveau van de verwerkte gegevens en het risiconiveau van de verwerking.

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens past Smooth Depart de procedures toe waarin de toepasselijke regelgeving voorziet en informeert zij de betrokkenen en de bevoegde toezichthoudende autoriteit wanneer dit vereist is.

ARTIKEL 13 – WIJZIGINGEN VAN DIT BELEID

Smooth Depart behoudt zich het recht voor dit Privacybeleid te wijzigen, in het bijzonder in geval van wijzigingen in de regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

Wanneer een wijziging wordt doorgevoerd, zal Smooth Depart u hierover met alle passende middelen informeren. Wij nodigen u niettemin uit dit Beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de wijze waarop uw persoonsgegevens worden beschermd en verwerkt.